نبذة عن إدارة عمليات الموارد البشرية
القيام بجميع العمليات الإجرائية المتعلقة بالكوادر البشرية ( التعيين – الترقيات – الرواتب والمزايا – الانتدابات – الإجازات – النقل .. وغيرها )
الهيكل التنظيمي
المهام
- اعداد ارتباطات ومسيرات الرواتب وأوامر صرفها على منصة اعتماد ورفعها على منصة صرف لجميع منسوبي الأمانة والبلديات المرتبطة.
- تسجيل حركة الرواتب وتسجيل القروض ومتابعة بدل طبيعة العمل.
- صرف بدل التعيين لحديثي التعيين.
- صرف فروقات الترقية.
- صرف بدل الترحيل.
- صرف مكافأة نهاية الخدمة والتعويض عن الإجازات للمتقاعدين.
- إعداد مخاطبات المحاكم الشرعية والجهات ذات العلاقة الخاصة بالمطالبات على الموظفين.
- رفع الحسومات ( غياب –استقطاع .... الخ ).
- مخاطبة البنوك في جميع ما يخص رواتب الموظفين.
- تعبئة نماذج قروض بنك التسليف وجمعية البر والجمعية الخيرية لمساعدة الشباب على الزواج وصندوق التنمية العقارية.
- اعداد ارتباطات ومسيرات صرف مكافأة خارج الدوام و الانتدابات ومكافأة الأطباء البيطريين ومكافأة الغش التجاري ورفعها على منصة اعتماد ومنصة صرف.
- صرف الدورات التدريبية ورسوم اشتراك الموظفين في بعض الدورات التدريبية.
- صرف مكافأة مباشرة الأموال العامة ومنسوبي الأمانة في التعديات.
- صرف مستحقات الموظفين المؤقتين العاملين ببلديات وأقسام وإدارات الأمانة.
- صرف عقود المستشارين.
- القيام بجميع اعمال التأمينات الاجتماعية ( حذف، إضافة، تعديل ).
- تسجيل المكلفين في عيد الفطر وعيد الأضحى واعداد الارتباطات والمسيرات الخاصة بها وصرف مكافأتها ورفعها على منصة اعتماد ومنصة صرف.
- صرف مكافأة المجلس البلدي.
- أي اعمال أخرى ذات العلاقة بهذا المجال بعد اعتمادها من المدير العام.
- حصر جميع المستحقين للترقية بالمفاضلة والوظائف المطروحة للترقية للارتباط عليها سواءً للمراتب العليا والمراتب الدنيا أو المستخدمين أو بند الأجور.
- استكمال ملفات المرشحين للترقية وتعبئة النماذج المخصصة لها من إستمارات ترشيح للمراتب العليا والمسح الأمني ومخاطبة الجهات المختصة.
- اعداد قرارات الترقية للمرشحين الموافق عليهم وتوقيعها من صاحب الصلاحية.
- تصدير القرارات وتزويد الجهات ذات العلاقة بصور منها.
- استكمال كافة إجراءات تحوير الوظائف حسب احتياج الأمانة بعد موافقة وزارة الخدمة.
- مناقشة رفع الوظائف مع الجهات المختصة في ميزانية كل عام حسب احتياج الأمانة.
- متابعة جميع مراحل الوظيفة ابتداءً من إحداثها في الميزانية حتى رفعها.
- توثيق قرارات (الترقية، التعيين، التكليف، النقل، إنهاء الخدمة، إيفاد وابتعاث، إجازة،..) في صفحة وزارة الموارد البشرية جميع القرارات الصادرة من القسم في نظام الخدمة المدنية واعتمادها.
- طرح الوظائف للترقيات والإعلان عنها وبعد ذلك متابعة تقديم الموظفين والتدقيق والتأكد من أحقيتهم بالمفاضلة ورصد الدرجات الحاصل عليها كل موظف في عناصر الترقية ورفعها في (منصة مسار) التابعة لوزارة الموارد البشرية واعتمادها من قبل معتمد الجهة.
- معالجة جميع المعوقات التي تنشأ مع وزارة الموارد البشرية.
- أي أعمال أخرى تتعلق بهذا المجال بعد اعتمادها من المدير العام.
القيام بإدخال جميع العمليات والوقوعات في (نظام الموارد البشرية-أوركل)
- اصدار قرار تعيين لجميع الموظفين ورقم وظيفي لحديثي التعيين أو من يتم نقل خدماتهم ويتم الربط في ذلك بسجلات الأمانة لكي تصبح الوظيفية غير شاغرة وكذلك تسجيل من يتم شغور وظيفته إما ( لنقل خدماته أو لشغور وظيفته .. الخ).
- تسجيل رقم الحساب البنكي ( الآيبان ) لكل موظف.
- اصدار مذكرة تعريف واحالة المستشفيات لجميع منسوبي الأمانة.
- انزال الصور الشخصية للموظفين الجدد على النظام لاستخراج بطاقة العمل التعريفية.
- تسجيل جميع القرارات الإدارية المتعلقة بالموظفين.
- تسجيل الدورات التدريبية لكل موظف.
- تسجيل الجزاءات والعقوبات والحسميات.
- إضافة بدلات الموظفين .
- سجيل الإجازات بجميع أنواعها واعتمادها عن طريق الانترنت.
- إيقاف رواتب الموظفين الغير مستحقين لصرف رواتبهم إما لانقطاعهم أو لحصولهم على إجازة استثنائية أو مرضية تفوق الحد الأعلى أو مرافقة للدراسة.
- طي قيد من تم انهاء خدماته من الأمانة.
- تعديل راتب الموظف المكفوف اليد إلى النصف حتى إنهاء وضعه.
- تسجيل الموظفين المقترضين من صندوق الأمانة لاستقطاع المبالغ التي تحصلوا عليها.
- حصر غياب جميع منسوبي الأمانة وأي بيانات تتعلق بمنسوبي الأمانة.
- تسجيل الساعات الجامعية في الحاسب الآلي لجميع الموظفين ومن تم تعطى لقسم الأرشيف لحفظها في ملفه.
- تسجيل قرارات النقل والتدوير.
- تحديث بيانات الموظفين.
- تسجيل جميع الوقوعات الوظيفية للموظفين.
- إعداد التقارير الإحصائية عن الكوادر البشرية.
- أي اعمال أخرى تتعلق بهذا المجال بعد اعتمادها من المدير العام.
- الإعلان الوظائف المراد شغلها.
- التعيين على الوظائف الشاغرة المعتمدة في الميزانية والموافق عليها من قبل جهة الاختصاص.
- عمل إجراءات النقل والتكليف والتمديد والإعارة من وإلى الأمانة وإعداد قرار المباشرة.
- عمل إجراءات سلخ الوظائف بعد التأكد من استيفاء جميع الشروط المنظمة لذلك.
- عمل إجراءات إنهاء الخدمة في حالة ( الوفاة، إحالة للتقاعد المبكر بناءً على طلب الموظف، الانقطاع عن العمل، اصدار عقوبة تؤدي إلى فصلة من العمل ).
- إعداد قرار الايفاد للموظفين المتدربين بعد موافقة جهة الاختصاص.
- اصدار قرارات الاجازات الاستثنائية (ابتعاث، مرافقة) بعد موافقة صاحب الصلاحية.
- إحالة الموظفين الغير مواظبين في عملهم وكثيري الغياب للإدارة العامة للشئون القانونية لاتخاذ اللازم من قبلهم وإصدار العقوبات الصادرة بشأنهم وفق ما يرد من القانونية.
- إعداد قرارات كف اليد للموظفين الذين أوقفوا من قبل الجهات المختصة بالقضايا الحقوقية والغير اخلاقية ( رشوة –تزوير ...الخ ) ومتابعة ذلك مع هيئة الرقابة والتحقيق لاستكمال اركان القضية والبت فيها.
- عمل مباشرات الموظفين الذين يرغبون التكليف بالعمل لدى الأمانة حسب فترة التكليف.
- استقبال طلبات المتقدمين وتصنيفها حسب الاختصاص.
- مخاطبة الجهات ذات العلاقة لإنهاء مطالبات الحقوق على الموظفين.
- أي أعمال أخرى تتعلق بهذا المجال بعد اعتمادها من المدير العام.
- استلام جميع المعاملات الخاصة بالموظفين بعد اتخاذ اللازم من القسم المختص ( هذا فيما يخص الموظف ).
- فرز المعاملات الخاصة بالموظفين.
- أرشفة جميع معاملات الموظفين الكترونياً.
- ادراج أساس المعاملات الخاصة في ملفات الموظفين كلاً على حدى.
- استلام المعاملات الخاصة بالتحقيق مع الموظفين لإضافتها في ملف التحقيقات.
- استلام المعاملات ذات العلاقة بالبلديات المرتبطة وأرشفتها ورقياً وفقاً لمضمونها.
- مخاطبة وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية لإستكمال إجراءات المحالين للتقاعد
- اعداد بيان خدمات الموظفين.
- اصدار قرارات المحالين للتقاعد.
- اعداد بيان دوري بأسماء المحالين للتقاعد للتنسيق مع إدارة العلاقات حيال تكريمهم.
- إعداد بيان من واقع ملف الموظف لهيئة الرقابة والتحقيق وإدارة المراجعة الداخلية.
- مخاطبة الجهات السابقة لأي موظف تم نلقه لطلب ملفه.
- طباعة إخلاء الطرف للموظف في حال تقاعده أو استقالته وغير ذلك.
- استلام ملف الموظف المنقول لملاك الأمانة وأرشفته الكترونياً ويدوياً.
- ارسال ملف الموظف المنقول من ملاك الأمانة لخارجها بعد فهرسته يدوياً.
- احداث ملف جديد للمتعين حديثاً آلياً وورقياً.
- مخاطبة الأحوال المدنية لتعديل مهنة الموظف.
- يتم توزيع الأوراق الخاصة بالموظفين على رأس العمل كلا على حدى والذي ينقسم إلى خمسة أقسام : ( قرارات ، إجازات ، تعيين ومؤهلات تقويم الأداء الوظيفي ).
- أما فيما يخص باقي إجراءات الأمانة مثال على ذلك لا الحصر يتم توزيع المعاملات وفقاً لمضمونها مثل التعاميم، الصلاحيات، تنقلات داخلية - ميزانية عامه، ديوان المراقبة العامة، طلبات الشرطة، وزارة المالية، إجازات دراسية، وفيات ومواليد ، بنك التنمية الاجتماعية، اللجان ، العلاوات، الجسميات، التحقيق ،ملفات تحوير الوظائف، المشتريات ،خارج الدوام، ملف التميز المؤسسي، الإمارة ،المجلس البلدي، ملف الدورات التدريبية ، التشكيلات الإداري، مكافحة الفساد، ملف وزارة الشئون البلدية والقروية، ملف بلدية مدركة، الجموم، عسفان، ملف المحالين للتقاعد، السري، التأمينات الاجتماعية، الترقيات و المحفوظات .