الأهداف :

تحقيق رؤية وتطلعات الإدارة العليا من خلال:

•  تقديم برنامج شامل و واضح لخطة مكتب إدارة المشاريع التابع لمكتب الخطة الإستراتيجية .

• إعداد وإدارة العمليات وسياسات وإجراءات مكتب إدارة المشاريع التابع لمكتب الخطة الإستراتيجية  المتوافقة مع عمليات وسياسات وإجراءات العمل في أمانة العاصمة المقدسة .

• إستراتيجية متكاملة ومرنة لمكتب إدارة المشاريع .

•  ورش عمل للتدريب ونقل المعرفة .

• التنسيق مع مدراء المشاريع وأصحاب المبادرات الإستراتيجية بأمانة العاصمة المقدسة .

• إعداد ورفع وتقديم تقارير دورية عن سير عمل المشاريع الإستراتيجية إلى اللجنة التوجيهية .

الأدوار والمسؤوليات :

يوضح الشكل التالي هيكلية مكتب إدارة المشاريع والأدوار الأساسية فيه وهي كالتالي :

1. إدارة مكتب إدارة المشاريع .

2. إدارة محفظة المشاريع .

3. إدارة منهجية إدارة المشاريع .

* مع ملاحظة أن عدد الأشخاص في كل دور يعتمد على حجم محفظة المشاريع التي يديرها المكتب وعلى المهام المنوط بالمكتب القيام بها.

أدوار ومسؤوليات إدارة مكتب إدارة المشاريع :

• تحديد وإدارة هيكلية المكتب وأدوار ومسؤوليات أعضاء فريقه، ومتطلبات المكتب التنظيمية والإدارية والمالية والتقنية والفنية.

• تحديد نطاق ومحاور ومراحل واستراتيجيات عمل المكتب.>

• توجيه أعمال المكتب في جميع محاور عمله.

• توجيه وإدارة أعضاء فريق عمل المكتب.

• إعداد خطط عمل المكتب.

• توجيه و إدارة تنفيذ خطط عمل المكتب.

• مراقبة وضبط تنفيذ خطط عمل المكتب.

• دراسة وإدارة مخاطر وعوائق ومشاكل عمل المكتب.

• إعداد وعرض تقارير سير العمل في المكتب.

• إعداد خطة تفاعلات المكتب مع الجهات الأخرى داخل وخارج الأمانة.

• توجيه وإدارة ومراقبة وضبط تنفيذ خطة تفاعلات المكتب.

المشاريع أدوار ومسؤوليات إدارة مكتب محفظة :

• معلومات سير العمل في المشاريع والبرامج الإستراتيجية في الأمانة .

• تحليل معلومات سير العمل واستخلاص توصيات لتسريع تنفيذ العمل ولمواجهة المخاطر والمعوقات والمشاكل فيها .

• إعداد وعرض تقارير سير العمل في المشاريع والبرامج الإستراتيجية .

• العمل مع رواد التميز على إعداد المبادرات الإستراتيجية .

• إنشاء وتطبيق نظام تقييم المبادرات الإستراتيجية في الأمانة بالتنسيق مع إدارة مكتب التخطيط الاستراتيجي واللجنة المسيرة للمشاريع في الأمانة .

• تنسيق اجتماعات اللجنة المسيرة للمشاريع من أجل تقييم المبادرات المطروحة واتخاذ القرارات اللازمة بصددها .

• إعداد تقارير اجتماعات اللجنة المسيرة للمشاريع حول تقييم المبادرات المطروحة وتعميم القرارات الصادرة عن هذه الاجتماعات .

أدوار ومسؤوليات إدارة منهجية إدارة المشاريع :

• تحديد عمليات منهجية معهد إدارة المشاريع التي سيتم تطبيقها في إدارة مشاريع الأمانة وإعداد خطة تطبيقها .

• إدارة ومراقبة وضبط تنفيذ خطة تطبيق منهجية معهد إدارة المشاريع .

• إعداد وتوظيف الوثائق والنماذج القياسية والموحدة لاستخدامها في إدارة جميع مشاريع الأمانة .

• إعداد وإصدار مواد تعليم مدراء المشاريع وأعضاء المكتب من منسوبي الأمانة حول منهجية معهد إدارة المشاريع .

• تنفيذ خطط تدريب مدراء المشاريع وأعضاء المكتب من منسوبي الأمانة .

• تنفيذ خطط تأهيل مدراء المشاريع وأعضاء المكتب من منسوبي الأمانة في الحصول على شهادات معهد إدارة المشاريع.

• التعاون المستمر مع مدراء المشاريع وأعضاء المكتب من منسوبي الأمانة وتقديم التوجيه والتدريب والعون لهم في تطبيق منهجية معهد إدارة المشاريع.

منهجية إرنست و يونغ :

يتضمن نطاق عمل المشروع على إنشاء وتشغيل وتفعيل دور مكتب إدارة المشاريع التابع لمكتب الخطة الإستراتيجية، حتى تتمكن أمانة العاصمة المقدسة من الانتقال من الحالة الراهنة الخاصة بإدارة المشاريع الإستراتيجية إلى حالة مستقبلية منشودة تتفق مع الأهداف والغايات المأمولة بطريقة علمية تحقق القيم المطلوبة. وذلك من خلال قيام الاستشاري بتنفيذ المراحل التالية:

منهجيات معهد إدارة المشاريع PMI:

يتضمن نطاق عمل المشروع على تقييم الحالة الراهنة الخاصة بإدارة المشاريع الإستراتيجية بالأمانة. وقد تم إتباع منهجية OPM3 الخاصة بتقييم وقياس مستوى نضج ممارسات إدارة المشاريع في المؤسسات. كما تتميز منهجية  OPM3 بتمكين مستخدميها من قياس مستويات تطور الممارسات والعمليات ذات المستويات الأربع:

• المعيارية.

• القابلية للقياس.

• مدى التحكم المتوفر.

• التطوير المستمر.

كما تم اعتماد الدليل المعرفي لإدارة المشاريع PMBOK 4^th Edition  كمنهجية لإدارة العمليات والمهام اليومية للمشاريع. ويُعد من أهم ملامح هذه منهجية تقسيم المشروع إلى خمس مجموعات عمليات رئيسية تعرف كالتالي:

• مجموعة العمليات لبدء المشروع

• مجموعة عمليات التخطيط

• مجموعة عمليات تنفيذ المشروع

• مجموعة عمليات المراقبة والتحكم

• مجموعة عمليات الانتهاء من المشروع

كما تعتمد هذه المنهجية كذلك على 9 مجالات للمعرفة وهي إدارة تكامل عمليات المشروع، إدارة نطاق المشروع، إدارة وقت المشروع، إدارة تكاليف المشروع، إدارة جودة المشروع، إدارة الموارد البشرية للمشروع، إدارة اتصالات المشروع، إدارة مخاطر المشروع، إدارة التوريد للمشروع.

الانجازات :

• تحليل الوضع الراهن لمكتب إدارة المشاريع وتحديد الاحتياجاتالتقنية والفنية اللازمة.

• تهيئة مكتب إدارة المشاريع بكل ما يلزم من الاحتياجات لإتمام الإعمال المطلوبة.

• تحديد الخطة التنفيذية والمنهجية لمكتب إدارة المشاريع والتي تشمل على :

• تصميم الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع الإستراتيجية.

• تحديد الأدوار والمسئوليات في مكتب إدارة المشاريع الإستراتيجية.

• تصميم السياسات والإجراءات لمكتب إدارة المشاريع الإستراتيجية.

• تحديد هيكل التقارير الدورية والمعلومات الأساسية المتعلقة بالمشاريع والبرامج الإستراتيجية.

• تحديد المخاطر المتوقعة عند البدا بإنشاء مكتب إدارة المشاريع الإستراتيجية.

• تطوير المنهجية المتبعة في إدارة الانتقال إلى بيئة عمل تتمركز المشاريع الإستراتيجية تحت مكتب إدارة المشاريع الإستراتيجية.

• تطوير منهجية توطين المعرفة لرفع كفاءة منسوبي الأمانة في إدارة المشاريع الإستراتيجية.

• إعداد تقرير عن إمكانية استخدام البرمجيات بإدارة المشاريع الاحترافية EPM .

• التواصل المستمر مع مدراء المشاريع وراد التميز للبحث في كيفية تحسين وتطوير المخرجات.

روابط مهمة: